| Informação
certa com rapidez: um desafio a ser vencido
Estima-se que 30% do tempo dos funcionários
são gastos tentando encontrar a informação
de que necessitam na organização. Diante desse
cenário, uma questão essencial para melhorar a
performance organizacional é encontrar a informação
certa no menor prazo possível.
Segundo a Forrester, atualmente as empresas trabalham com uma
faixa de 18.000 a 20.000 documentos gerenciais. A grande maioria
do conteúdo existente não é estruturado,
ou seja, está em arquivos isolados, não fazendo
parte de qualquer banco de dados corporativo. Para alavancar
o acesso às informações, as empresas estão
desenvolvendo estratégias de gestão de conteúdo.
Para desenvolver um projeto completo de gestão de conteúdo,
a abordagem deve se basear em uma análise dos objetivos
definidos pela empresa, aliada à avaliação
do estado atual da gestão do conteúdo corporativo,
além de conhecer os principais processos envolvidos.
As principais atividades de administração do conteúdo
podem ser divididas em autoria, edição, aprovação,
entrega e arquivamento ou exclusão, que deverão
seguir rigorosos critérios de segurança.
A autoria é realizada individualmente ou em grupo, através
de colaboração. Deve possibilitar controle de
versão, categorização e integração
com as ferramentas do desktop (Word, Excel, etc). A atividade
de edição permitirá a revisores e colaboradores
enriquecerem o conteúdo. O ciclo de aprovação
poderá incluir vários estágios, com a inclusão
de conteúdos relacionados, comentários e o uso
de assinatura digital. Depois disso, o conteúdo deverá
ser distribuído para os públicos definidos, como
funcionários, parceiros, fornecedores ou distribuidores,
mediante interesse e permissão. A atividade de segurança
deverá permear todas as atividades relacionadas, podendo
ser aplicada de forma diferenciada, como o acesso à leitura,
impressão, escrita, exclusão etc.
O processo completo resulta na entrega de conteúdo por
meio de interface web, listas de distribuição
de e-mail, CDs, produção de material impresso,
e muitos outros. A manutenção do conteúdo
é garantida pelo arquivamento e exclusão de documentos.
Essas atividades são de vital importância para
a formação de uma base de informações
confiável e útil.
As diversas atividades descritas na metodologia de gestão
de conteúdo minimizam o tempo que o funcionário
leva para encontrar a informação que necessita.
Esta informação possibilitará a tomada
de decisão nos mais diversos níveis e segmentos
que fazem parte da cadeia de relacionamento da empresa, utilizando
como fundamento que conhecimento é a transformação
da informação em ação. A gestão
de conteúdo é utilizada como uma das principais
técnicas de gerenciamento de conhecimento. Com isso,
a empresa poderá operar de maneira eficiente, diferenciando-se
da concorrência e respondendo de forma mais ágil
às mudanças de mercado.
Por: Marcos Giuntini
Publicado na Gazeta Mercantil, em 01/04/02
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